Evästeet
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Henkilötietojesi käsittely seurakunnassa
Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja sen seurakunnilla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä. Toimintamme on läpinäkyvää ja arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös henkilötietojen käsittelyssä, ja siksi olemme sitoutuneet suojaamaan jäsentemme, henkilöstömme sekä asiakkaidemme yksityisyyttä.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja kansallisen tietosuojalain (1050/2018) tietosuojaperiaatteita, joilla turvataan henkilötietojesi oikeaoppinen ja turvallinen käsittely kaikissa käsittelyvaiheissa ja koko tiedon elinkaaren ajan.
Henkilötietosi on suojattu asiattomalta käsittelyltä ja pääsy tietoihin on rajoitettu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Sinulla on oikeus saada tietää, miksi ja mitä tietojasi seurakunta käsittelee sekä mitä oikeuksia sinulla on käytettävissäsi.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Seurakunta toimii henkilötietojesi vastuullisena rekisterinpitäjänä.
Tarkemmat tiedot seurakunnassasi tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojaselosteista saat seurakuntasi kirkkoherranvirastosta. Tietosuojaselosteissa on kerrottu muun muassa kunkin yksittäisen rekisterin tietosisältö, tietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tietojen käyttötarkoitukset.
Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?
Henkilötietoja tarvitaan ja käytetään seurakunnan toiminnassa ja palvelujen tarjoamisessa sekä jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamisessa (esimerkiksi lapsen kasteen yhteydessä, rippikoulussa, diakoniatyössä, hautatoimessa jne.).
Käyttötarkoituksen määrittely on kaiken oikeaoppisen henkilötietojen käsittelyn lähtökohta ja edellytys.
Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittelylle pitää aina olla lain mukainen oikeusperuste, jotta seurakunta voi käsitellä tietojasi.
Henkilötietojen käsittely seurakunnassa voi perustua lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten velvollisuuteen pitää rekisteriä jäsenistä. Käsittely voi perustua myös palvelussuhteeseen tai asiakassuhteeseen. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi antamasi suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?
Seurakunnassa käsitellään seurakuntalaisten, asiakkaiden, työntekijöiden, vapaaehtoisten ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Kaikki henkilötiedot on kerätty jotakin tiettyä käyttötarkoitusta varten eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Tietoja kerätään vain sen verran kuin on tarpeen kyseisen toiminnan toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ovat esimerkiksi:
Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?
Seurakunta saa tiedot pääasiallisesti sinulta itseltäsi. Keräämme henkilötietoja erilaisten leirien, kerhojen, retkien, tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä sekä asiakaspalvelutilanteissa ja sopimuksia tehtäessä. Jäsenrekisterissä olevia tietojasi päivitämme väestötietojärjestelmän tiedoilla.
Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeen. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Näitä velvollisuuksia seurakunnille tulee esimerkiksi kirkkolaista tai kirjanpitolaista.
Esimerkkejä säilytysajoista:
Minne tietoja luovutetaan?
Henkilötietojasi käsitellään vain seurakunnan ja Suomen ev.lut. kirkon toiminnassa.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei luovutukseen ole lakisääteistä oikeutta tai velvollisuutta.
Seurakunnassa sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia. Tämä laki sääntelee oikeutta saada tieto seurakunnan asiakirjasta ja sitä, mitkä tiedot ovat salassa pidettäviä.
Kirkon yhteisen jäsenrekisterin tietoja käytetään myös yhteiskunnan väestötietopalvelussa. Seurakuntien yhteiset aluekeskusrekisterit voivat luovuttaa jäsenrekisteristä tietoja siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetussa laissa. Tietoja luovutetaan muun muassa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen, perunkirjoituksen toimittamiseen ja sukututkimukseen, jollei tätä ole kielletty.
Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei seurakunta ole siitä erikseen kertonut tietosuojaselosteessaan.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Tietosuojan toteutumisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sinulle rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus:
Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.
Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
p. 029 566 6700
Seurakuntasi tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Mari Hautamäki
Tietosuojavastaava
Kokkolan seurakuntayhtymä
Läntinen Kirkkokatu 17, 67100 Kokkola
tietosuojavastaava.kokkola@evl.fi
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä